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玩转技巧之事半功倍Excel快速录入技巧

 2021-10-14    玩转技巧  

 如今办公是离不开Excel,同时录入是出现频率最高、耗时也最长的工作之一。掌握一些快速录入技巧,绝对能让你的工作事半功倍。接下来将带你快速学习几个Excel中的快速录入小技巧,轻松成为职场中最靓的仔。

1. 从1输到10000需要多久?

  绝大多数表格,都会在左侧生成一个序号列。小表格还行,如果是一个非常大的表格,填写序号也是件极为麻烦的事。其实制作序列号有一个非常简便的办法,那就是利用“单元格范围”+“填充”一秒钟搞定。

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首先在第一个序号框内输入“1”(示例表中为A2单元格),然后在名称框内输入“A2:A10001”(即选择全部的10000行),接下来点击“开始-填充-序列”,将所有参数保持默认,直接回车。这样,1到10000行的序号便瞬间填好了。

2. 只删数不删除公式你用几秒?

  有些表格是单月使用的,如果想下个月再用,就要把里面的数据全删掉。不过这样做不仅费时,也很容易将里面的公式搞掉。遇到这种情况,又该怎么办呢?

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首先选中整个数据区(不要选择标题),然后点击“开始-查找和选择-常量”,按下Del键。这样2秒钟不到,一张带有公式的完整空白表便现身眼前了。

  3. 多工作表同时录入

  有些表格会内置多个工作表,且这些工作表的内容与布局也都大体相同。有没有办法,可以在多个工作表中同时录入相同内容呢?

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回答:首先选中所有工作表,直接录入所需的信息。当输入完成后,你会发现所输入的信息,已经自动同步到每一个表格中了。而它与普通录入最大的不同,就是第一步“全选工作表”。

4. Ctrl键强制填充序列

  使用填充柄拖拽序号时,最后一步需要用户手工将其修改为“填充序列”。如果不想这么麻烦,其实还有一个更快捷的方法,即按下Ctrl键然后再拖拽填充柄。在这种模式下,Excel将自动生成1、2、3、4……这样标准步长的序号,省却了用户手工选择这一步。

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5. “1”、“2”代替输入“男”、“女”

  批量录入性别信息时,无论使用下拉框还是手工录入,都十分耗时。其实我们可以修改单元格格式,通过输入“1”显示“男”,输入“2”显示“女”,来快速搞定它。

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全选要设置的单元格,按下Ctrl+1进入单元格属性面板。点击“数字→自定义”,将下列代码([=1]"男";[=2]"女")填写到右侧类型区。经此处理后,只要在性别栏中输入“1”或“2”,表格就会自动生成对应的“男”和“女”字样了。

6. 批量输入单位

  有些表格需要在数字后面添加单位,但手工添加不仅耗时,还会影响到后续计算。其实这种情况,同样也能用单元格格式来解决。

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具体方法是:首先选中要处理的区域,Ctrl+1进入单元格属性面板,点击“数字→自定义”,在“G/通用格式”后面直接输入你要填写的单位(比如“元”)。回车后,所有的数字就会自动添加这个单位了。而且这样处理过的表格,还不影响正常的公式运算。

7. 快速跳转到表格最下方

  有些表格数据列很长,如果想跳转到表格的最下方或最上方,还是挺费时间的。其实在Excel中,我们可以借助快捷键“Ctrl+↓”或“Ctrl+↑”,快速跳转到表格的最下方或最上方,对付长表格尤其有效。

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8. 多单元格一次性填写相同内容

  如果需要在多个单元格填写相同内容,传统方法是一个单元格一个单元格输入,效率很低。其实这里有一个更便捷的方法,即按住Ctrl键,一次性选好所有要填写的单元格,录入信息。按下Ctrl+回车确认后,所有被选中的单元格,就会一次性填好上述内容了。

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9. 快速生成有规律的序列号

  有些序号并非单纯的数字,而是需要有一定字符做前缀(如物料号),直接使用自动填充肯定不行。这时就可以借助单元格格式,变相解决它。

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首先选中要处理的列,按下Ctrl+1进入单元格属性面板,然后点击“数字→自定义”,将默认格式类型修改为“0”。接下来将固定的前后缀填写在0的对应位置上(前缀写到0前方,后缀写到0后方,使用英文引号分隔)。回车后,只要输入数字,Excel便会自动帮我们添好前后缀。而且这时“填充”功能也是可用的,再长的序号列也能利用这种技巧快速生成。

10. 快速生成合计值

  很多表格都有合计栏,传统方法是通过公式或者SUM、SUBTOTAL函数手工汇总,但如果要合计的列太多,频繁操作也是很费时间的。其实我们只要先选中要统计的数据区(包含合计栏),然后按下“Alt+=”,Excel就会自动完成行与列的求和操作。

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11. 快速显示星期值

  有些表格会在日期后面增加一个“星期”列,传统方法是单独生成一列,然后通过修改单元格格式的方法来解决。其实Excel中包含一个隐藏格式,只要在单元格属性面板的日期格式后面添加“aaaa”后缀,星期值就会直接显示出来了。

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12. 批量给员工加薪怎么办?

  昨天老板大发慈悲,给每位员工涨薪500块。可面对上千名员工,作为财务人员的你或许就不那么高兴了。这里其实涉及的,是一个如何面对所有数据批量运算的问题。最简单的解决方法是:在旁边敲入“500”并复制一下,然后选中所有要调薪的单元格,右键选择“选择性粘贴”,最后将设置面板中的“运算”修改为“加”就可以了!

玩转技巧之事半功倍Excel快速录入技巧

其实类似技巧,在Excel中还有很多。有时我们会因为不规范的录入,给后期的统计和处理带来很多麻烦。事先多学习一些Excel小技巧,能够让工作轻松而又事半功倍。好了,这就是今天要和大家分享的几个小招式,小伙伴你都学会了么!